Thủ tục và các loại giấy tờ cần thiết để đăng ký cho con đi nhà trẻ ở Nhật

Trong bài viết trước, GoEMON đã chia sẻ về những thứ mẹ cần chuẩn bị khi con sắp đi nhà trẻ. Trong số đó thì giấy tờ và thủ tục cần thiết để đăng ký cho con đi nhà trẻ cũng là một yếu tố mà các gia đình có con nhỏ quan tâm.

Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về thời hạn nộp hồ sơ đăng ký, các loại giấy tờ cần có và thủ tục để đăng ký cho con đi nhà trẻ ở Nhật.

1. Kỳ nhập học ở Nhật:

Năm học mới ở Nhật bắt đầu vào đầu tháng 4 hàng năm kéo dài đến tháng 3 năm sau, vì vậy kỳ nhập học mẫu giáo/ nhà trẻ cũng bắt đầu vào tháng 4 hằng năm. 

Tuy nhiên, trẻ cũng có thể được nhập học giữa chừng trong năm, nếu xin vào giữa chừng thì tuổi đi học của trẻ vẫn tính theo thời điểm Kỳ nhập học tháng 4.

Cách tính tuổi đi học tại Nhật:

Ở Nhật tuổi đi học của bé được tính theo Kỳ nhập học: các trẻ sinh từ 1/4 năm trước đến 31/03 năm nay sẽ cùng tuổi đi học.

Các độ tuổi khác cũng tính tương tự như vậy để chia lớp. Do có sự khác biệt lớn về tháng sinh nên các lớp 0 tuổi và 1 tuổi thường được chia làm 2 nhóm: Nhóm lớn và nhóm bé (vì các bé ở độ tuổi này chỉ cần hơn kém nhau 1 tháng là đã khác biệt rồi).

2. Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký:

Để nhập học vào tháng 4 thì việc đăng ký xin vào Hoikuen được tiến hành bắt đầu từ khoảng tháng 11, 12 của năm trước. Đây là đợt đăng ký nhập học lớn nhất trong năm trên toàn quốc và đây cũng là đợt đăng ký mà khả năng xin được học cao nhất. 

Ngoài đợt đăng ký tháng 11, 12 thì trong năm vẫn có đợt đăng ký vào học hàng tháng (thường là đầu tháng) nhưng việc đăng ký giữa chừng thế này thường không có kết quả.

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký nhập học cụ thể sẽ khác nhau tùy quy định của mỗi thành phố. Tuy nhiên thông thường với Kỳ nhập học tháng 4 sẽ có 2 đợt đăng ký:

• Đợt 1: Hạn đăng ký khoảng tháng 11 năm trước và có kết quả vào khoảng tháng 1 năm sau.
• Đợt 2: Trường hợp Đợt 1 con bạn không đỗ, hoặc bạn không đăng ký kịp thì bạn hãy đăng ký Đợt 2. Hạn đăng ký vào khoảng tháng 2 và có kết quả khoảng tháng 3.

Với trường hợp xin vào giữa chừng năm học, thì hạn đăng ký vào khoảng mùng 10 tháng trước. Ví dụ bạn muốn xin cho con đi học vào 1/6 thì hạn đăng ký là ngày 10/5.

Các mẹ nên theo dõi trên trang web của Shi để cập nhật thông tin tuyển sinh đi nhà trẻ.

3. Chuẩn bị các loại giấy tờ:

Nơi có thể lấy hồ sơ:

• Bạn hãy đến Cơ quan hành chính địa phương – phòng hỗ trợ gia đình và trẻ em (市・区役所―子ども家庭支援センター) để lấy hồ sơ đăng ký và được nhân viên hành chính hướng dẫn cách làm hồ sơ. 
• Hoặc vào khoảng tháng 10, các Trường 認可 cũng nhận hồ sơ từ 役所để phát cho những phụ huynh cần, nên bạn cũng có thể qua các Trường 認可gần nhà để xin hồ sơ. (Nếu bạn chưa có kinh nghiệm điền hồ sơ thì nên đến 市・区役所 để được hướng dẫn chi tiết.)

Các loại giấy tờ cần có trong hồ sơ:

Mỗi địa phương sẽ có mẫu hồ sơ khác nhau, tuy nhiên về cơ bản sẽ có các giấy tờ sau:

1. 給付認定申請書: Giấy đăng ký xin trợ cấp (Vì các trường 認可là có trợ cấp học phí từ địa phương nên hồ sơ phải có mẫu giấy này)
2. 利用申請書: Giấy đăng ký nhập học
3. マイナンバー記入用紙・本人確認書類: Giấy ghi thông tin thẻ Mynumber, Giấy tờ cá nhân của người đăng ký.
4. 就労（予定）証明書: Giấy xác nhận đi làm/ dự định đi làm của bố, mẹ.

Ngoài ra tùy vào hoàn cảnh mỗi gia đình sẽ phải nộp thêm 1 số loại giấy tờ khác: 

• Giấy chứng nhận đang nghỉ thai sản và sẽ trở lại làm việc ở công ty.
• Giấy chứng nhận đang đi làm, số buổi đi làm, số giờ đi làm,…đối với các mẹ đang đi làm baito.
• Giấy chứng nhận sắp đi làm đối với các mẹ đã tìm được việc nhưng vẫn chưa bắt đầu 

Chi tiết các mẹ có thể lên 子ども家庭支援センター ở shi mình xin sẽ đầy đủ hơn.

Các mẹ hãy điền đầy đủ thông tin vào các giấy tờ có trong bộ hồ sơ, sau đó gửi qua đường bưu điện hoặc đến trực tiếp nơi tiếp nhận hồ sơ để nộp.

Thường thì các trường Yochien sẽ yêu cầu tham gia tuyển chọn gồm 3 vòng.

• Vòng 1: Hồ sơ
• Vòng 2: Kiểm tra kiến thức của bé
• Vòng 3: Phỏng vấn cha mẹ và bé.

Các mẹ có thể mua các loại sách hướng dẫn tuyển chọn (幼稚園受験対策) về để tham khảo các câu hỏi phỏng vấn. Đối với các bé, nội dung kiểm tra sẽ là những kiến thức đơn giản như hỏi tên tuổi, chơi xếp hình, học tên các con vật, số đếm…

4. Thủ tục đăng ký:

• Sau khi chuẩn bị xong hồ sơ thì các mẹ sẽ nộp ở trung tâm hỗ trợ gia đình và trẻ em  子供家族支援センター 
• Sau đó sẽ đợi Shi thông báo ngày phỏng vấn, lịch hẹn thăm quan trường gọi là kengaku. Tùy thuộc vào mỗi trường khác nhau, có trường không yêu cầu đi thăm quan trước nhưng các mẹ nên đi thăm quan để biết cơ sở vật chất và tình hình thực thế như thế nào, nếu không đúng với kỳ vọng của mình thì có thể xem xét và đổi nguyện vọng. 
• Quá trình xét duyệt chính sẽ là: Tham quan trường → Nộp hồ sơ → Kiểm tra thông tin → Xác nhận thông tin đăng ký và tiến hành xét duyệt  → Thông báo kết quả

Nguồn tham khảo: Afamilyinjp

Trên đây là bài viết giới thiệu về các loại giấy tờ cần thiết và thủ tục đăng ký vào hoikuen tại Nhật.

Một số nơi ở Nhật cũng có thể có 1 vài quy định khác ví dụ về thời gian đăng ký hay loại trường v.v, các bạn nên kiểm tra lại thông tin ở nơi mình sống trước khi đăng ký nhé.

Hi vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các bố mẹ đăng ký học cho con được thuận lợi hơn. Chúc các bạn sẽ thuận lợi trong quá trình đăng ký nhập học cho con.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy bình luận bên dưới, đội ngũ GoEMON sẽ hỗ trợ giải đáp giúp bạn.